Fabricante de tarjetas PVC
Pedidos que entran por WhatsApp
Un fabricante de tarjetas PVC que recibe consultas y pedidos por WhatsApp a cualquier hora. Antes, cada uno acababa copiándose a mano al sistema de producción — con el error de transcripción que eso trae y el tiempo que se lleva.
Qué pasa cuando alguien escribe
El bot atiende sobre la API oficial de WhatsApp Business, no sobre una librería que se hace pasar por un móvil. Esa decisión no es técnica, es de riesgo: las librerías no oficiales funcionan hasta que Meta bloquea el número, y perder el número por el que te escriben los clientes es un accidente caro.
Responde a lo que tiene respuesta clara —disponibilidad, plazos, las preguntas de siempre— y recoge los datos del pedido conforme el cliente los va dando. No inventa precios ni plazos: lo que no está en el sistema, no lo afirma.
Y cuándo deja de responder
En cuanto la consulta se sale de lo previsto, pasa a una persona con el hilo entero, para que nadie tenga que preguntar dos veces lo mismo. Un cliente atrapado en un bot que no le entiende es un cliente perdido, así que el traspaso está definido de antemano y no lo improvisa el modelo.
Hay además flujos que recuperan lo que se quedó a medias: conversaciones abandonadas, presupuestos enviados sin respuesta y recordatorios antes de que caduquen. Es la parte que en una gestión manual siempre se olvida, porque nadie tiene tiempo de repasar qué quedó pendiente hace tres semanas.
Del mensaje a producción, sin teclear
Cuando el pedido está completo, entra en el sistema de gestión y una persona lo revisa antes de pasarlo a producción. Ese es el punto donde se gana de verdad: no en responder rápido, sino en que el dato viaje una sola vez y llegue igual que salió.
Lo que aprendimos aquí
La ventana de 24 horas de WhatsApp condiciona todo el diseño: pasado ese plazo desde el último mensaje del cliente no puedes escribirle libremente, solo con plantillas aprobadas por Meta. Montar un circuito de recordatorios sin tenerlo en cuenta lleva a rehacerlo entero, y es el error que más caro sale.
Dudas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos
¿Por qué sobre la API oficial de WhatsApp y no sobre una librería más barata?
Porque las librerías no oficiales se hacen pasar por un móvil y funcionan hasta que Meta bloquea el número. Perder el número por el que te escriben los clientes es un accidente caro y sin vuelta atrás, así que la decisión no es técnica: es de riesgo.
¿En qué momento deja de responder el bot y entra una persona?
En cuanto la consulta se sale de lo previsto. El traspaso está definido de antemano y no lo improvisa el modelo: la persona recibe el hilo entero, para que el cliente no tenga que repetir nada. Un cliente atrapado en un bot que no le entiende es un cliente perdido.
¿Puede el bot dar un precio o un plazo que no le conste?
No. Responde a lo que tiene respuesta clara —disponibilidad, plazos, las preguntas de siempre— y lo que no está en el sistema no lo afirma.
¿Se le puede escribir a un cliente en cualquier momento?
No. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite escribirle con plantillas aprobadas previamente por Meta, no con texto libre. Esa ventana condiciona el diseño de cualquier circuito de recordatorios y hay que tenerla en cuenta desde el principio.
Esto es Agentes de IA y WhatsApp aplicado a un caso concreto. Lo contamos por dentro en Cómo conectar WhatsApp con n8n y WhatsApp Business API: qué es y qué cuesta .
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