Mapa de tu operativa
Antes de automatizar nada, dibujamos por dónde pasa la información hoy. Suele ser la parte que más sorprende: casi siempre aparecen dos o tres pasos que ya no hacían falta.
Automatización de procesos administrativos para pymes
Pedidos, facturas, presupuestos y altas de cliente que hoy alguien copia de una pantalla a otra. Conectamos las herramientas que ya usas para que ese trabajo administrativo se haga solo y tu equipo revise solo lo que de verdad lo necesita.
- n8n
- APIs REST
- Webhooks
- Bases de datos
¿Qué es la automatización de procesos administrativos y cuánto cuesta?
La automatización de procesos administrativos consiste en que el trabajo de oficina repetitivo —registrar pedidos, facturas, presupuestos y altas de cliente— pase solo de una herramienta a otra aplicando las reglas del negocio. Kuatrinova, agencia de automatización e IA para pymes, lo monta con n8n sobre las aplicaciones que la empresa ya usa —ERP, CRM, correo o una hoja de cálculo—, sin cambiar de programa. Parte de 690 €, más una cuota mensual desde 49 €, IVA aparte: es un precio de partida y depende de cuántos sistemas se conecten.
Precio de partida
Desde 690 € + 49 €/mes + IVA
Precio de partida y sin IVA. La cuota mensual cubre el alojamiento del flujo, la vigilancia y los avisos si algo falla, y las correcciones pequeñas; los cambios de alcance se presupuestan aparte. El importe cerrado depende de cuántos sistemas haya que conectar y va en la propuesta, con su plazo.
Pedir presupuestoEl problema
El trabajo administrativo que nadie ve pero todos hacen
En casi todas las pymes hay una persona que dedica horas a mover información de un sitio a otro. Del correo a la hoja de cálculo. De la hoja de cálculo al programa de facturación. Del programa al WhatsApp del comercial. No aparece en ningún organigrama, pero se lleva media jornada.
- Los mismos datos se teclean dos o tres veces en sistemas distintos.
- Hay una hoja de cálculo que sostiene el negocio y solo una persona entiende.
- Cuando alguien está de baja o de vacaciones, algo se atasca.
- Los errores aparecen siempre en el mismo punto de la cadena.
Qué se automatiza
Qué procesos administrativos se automatizan
Los que se repiten todos los días y siguen reglas que alguien ya aplica de memoria.
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Entrada de pedidos
Los pedidos que llegan por correo, por un formulario o por WhatsApp se registran en el sistema de gestión con los datos que traen. En un negocio del grupo funciona así el circuito de pedidos por WhatsApp, con una persona revisándolos antes de producción.
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Registro de facturas
Las facturas de proveedor que llegan por correo se leen, se comprueba que los importes cuadran y quedan preparadas para que alguien las dé por buenas. El detalle, en cómo automatizar facturas de proveedor.
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Presupuestos
La solicitud se recoge, el precio se calcula con tu tarifa y el presupuesto queda preparado; lo que se sale de la tarifa pasa a una persona. Está contado en automatizar presupuestos, de la solicitud al envío.
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Altas de cliente
Los datos que el cliente ya ha dado en un formulario o en un correo se convierten en su ficha, sin teclearlos otra vez en cada programa.
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CRM y ERP al día
Lo que cambia en un sistema se refleja en el otro: un pedido cerrado, un cobro, un cambio de estado.
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Clasificación del correo
Cada mensaje del buzón compartido se lee y se envía al proceso que toca: presupuestos, facturas o pedidos. Cuando hay que interpretar lo que dice y no solo moverlo, entra un agente de IA.
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Avisos internos
El aviso llega a quien tiene que actuar y cuando hace falta: un pedido que espera revisión, un presupuesto sin respuesta, un flujo que ha fallado.
Qué incluye
Qué te llevas
Conexión entre tus aplicaciones
Tu ERP, tu CRM, el correo, la tienda, la hoja de cálculo. Si tiene forma de conectarse, se conecta. Y si no la tiene, casi siempre hay una vía.
Reglas de negocio
No es solo mover datos: es aplicar tus criterios. Qué pedido pasa directo, cuál necesita revisión, a quién se avisa y en qué momento.
Avisos cuando algo falla
Una automatización silenciosa que se rompe es peor que no tenerla. Las nuestras avisan.
Qué hace una empresa de automatización de procesos, y qué no
Una empresa de automatización de procesos estudia cómo circula la información en tu negocio, decide contigo qué compensa automatizar y lo construye sobre los programas que ya tienes. Kuatrinova, agencia de automatización e IA para pymes, empieza siempre por el diagnóstico: de ahí sale la lista de lo que se automatiza y de lo que todavía no compensa.
Lo que se entrega son flujos que funcionan solos y avisan cuando fallan, no un informe ni un programa nuevo que aprender. Si ya tienes flujos de n8n montados por otros, también nos hacemos cargo: primero los revisamos y te decimos si compensa arreglarlos o rehacerlos.
Lo que no hacemos es automatización industrial: ni maquinaria, ni autómatas, ni líneas de producción. Lo nuestro es el trabajo de oficina de una pyme: datos, documentos y avisos.
Cómo funciona
De la primera llamada a funcionando
- 01
Diagnóstico
Media hora mirando cómo trabajáis. Salimos con la lista de qué se automatiza y qué no compensa todavía.
- 02
Propuesta
Qué construiríamos, en qué orden y cuánto cuesta. Empezando por lo que más tiempo libera.
- 03
Montaje
Se construye y se prueba con datos reales en paralelo, sin tocar tu operativa hasta que funciona.
- 04
Puesta en marcha
Se activa, se vigila las primeras semanas y se ajusta lo que haga falta.
Con qué lo montamos
Agencia n8n: por qué montamos tus procesos sobre n8n
Si buscas una agencia de n8n, esto es lo que hacemos con la herramienta y por qué la elegimos.
Se puede alojar en un servidor propio
n8n se puede instalar en un servidor propio. Según el caso, el tuyo va en el servidor de tu empresa, si ya tienes uno, o en uno gestionado por nosotros.
No se paga por tarea ejecutada
Alojado en un servidor propio, no se paga una suscripción por cada tarea que ejecuta un flujo.
Lo usamos antes de venderlo
A 14 de septiembre de 2026 había 62 flujos en nuestra instancia de n8n: 49 activos y 13 parados. Con ellos funcionan los negocios del propio grupo, y están contados en casos.
Cada flujo avisa si falla
Una automatización que se rompe en silencio es peor que no tenerla. Los flujos que montamos avisan cuando algo falla, y esa vigilancia va en la cuota mensual.
No vendemos n8n ni formación sobre n8n: montamos y mantenemos los procesos. Si quieres entender la herramienta, está explicada en qué es n8n y comparada en n8n, Zapier y Make. Y si prefieres saber si tu caso se resuelve así, cuéntanoslo.
Lo usamos nosotros
Kuatricomia
Los pedidos que llegan completos por WhatsApp entran en el sistema de gestión, y una persona los revisa antes de producción.
A 14 de septiembre de 2026 había 62 flujos en nuestra instancia de n8n: 49 activos y 13 parados.
Ver los casosDudas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos
¿Qué procesos administrativos se pueden automatizar?
Los que se repiten y siguen reglas: la entrada de pedidos, el registro de facturas, los presupuestos, las altas de cliente, tener el CRM y el ERP al día, la clasificación del correo y los avisos internos. Lo que exige criterio —un precio fuera de tarifa, una factura que no cuadra— no se automatiza entero: el flujo lo prepara y lo deja a una persona.
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso administrativo?
Parte de 690 €, más una cuota mensual desde 49 €, sin IVA. La cuota cubre el alojamiento del flujo, la vigilancia y los avisos si algo falla, y las correcciones pequeñas; los cambios de alcance se presupuestan aparte. Es un precio de partida: el importe cerrado depende de cuántos sistemas haya que conectar y va en la propuesta.
¿Tengo que cambiar de programa?
No. Automatizamos sobre las herramientas que ya usas. Cambiar de sistema es caro, lento y rara vez hace falta: lo normal es que tus programas actuales ya permitan conectarse entre sí, solo que nadie lo ha hecho.
¿Qué pasa si mi programa no tiene API?
Casi siempre hay alternativa. Muchos programas permiten exportar o recibir ficheros, leer una carpeta compartida o trabajar contra su base de datos. Si de verdad no hay ninguna vía, te lo decimos en el diagnóstico en lugar de vendértelo igual.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Depende de cuántos sistemas haya que conectar y de lo enredadas que estén tus reglas de negocio. Una automatización sencilla puede estar lista en días; un flujo que toca varios departamentos lleva semanas. En la propuesta va el plazo, no una estimación vaga.
¿Sois una agencia de n8n?
Sí: montamos y mantenemos automatizaciones sobre n8n, y es la herramienta con la que funcionan los negocios del propio grupo. Lo que no hacemos es vender n8n ni dar formación sobre n8n. También revisamos flujos de n8n montados por otros y decimos si compensa arreglarlos o rehacerlos.
¿Qué es n8n y por qué lo usáis?
n8n es una herramienta de automatización que permite conectar aplicaciones entre sí. La usamos porque se puede alojar en un servidor propio: los flujos se ejecutan ahí y no en la plataforma de un tercero, y no se paga una suscripción por cada tarea ejecutada. Los servicios que conectes —tu CRM, tu correo, un modelo de IA— siguen siendo suyos y con sus condiciones.
Fuente: n8n Docs — Host n8n
¿En qué se diferencia de la automatización industrial?
La automatización industrial actúa sobre máquinas y líneas de producción; la de procesos administrativos, sobre el trabajo de oficina: datos, documentos y avisos que pasan de un programa a otro. Kuatrinova, agencia de automatización e IA para pymes, hace solo la segunda: no instala autómatas ni maquinaria.
Y además
Casi nunca van por separado
Si prefieres verlo aplicado a tu negocio: peluquerías, academias, gimnasios o campings.
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Diagnóstico gratuito, sin compromiso y sin presentación comercial. Si no compensa, te lo decimos.
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